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学工部(学生处)文件管理制度

为规范文件处理的收文、 发文、归档三个运转流程的管理,特制订本制度。

一   收文管理

一、文件的收取:

从文件的载体划分,收文分为纸质文件和网上文件两类:

(一)纸质文件的收取:由办公室指定专人签收,如文件送来时指定人暂时不在,可由其它人代为签收,但签收后要及时送指定人员。文件收取后,要及时对需要阅、办的文件进行收文登记。

(二)网上文件的收取:由指定收文的同一人负责网上文件的收索、收取,对与处务工作有关的、具有指导意义的各级文件,要尽快推荐给领导或有关人员阅览,必要时打印一份送有关人员传阅。

二、文件的传阅、交办、交办时限:

1、文件的传阅和管理由文件收取人负责。

2、对院办签转学工部(处)的需要办理的文件,必须在签收的当天送部(处)领导阅,部(处)领导按院领导签署的意见提出具体落实意见,并指定落实人员。如部(处)领导因事不能及时阅理,可将文件复印件送该文涉及的分管人员,分管人员按院领导意见办理落实。

3、送领导批示或交有关人员办理的文件,文件管理人员要负责催办,做到紧急文件跟踪催办,重要文件重点催办,一般文件定期催办。需办理的文件一般要求在2天内反馈处理情况;领导有时限要求的,在时限内办结。

4、对文件落实情况,经办人员要在文件处理笺上进行说明,并签上经办人姓名、日期。

5  对一般性需全处同志了解的政策性、信息类文件,收取人要负责交处内每个同志传阅。传阅顺序一般由领导到一般工作人员,文件传阅的每一个环节一般不超过一天。

二  发文管理

一、需由学院领导审批的请示或报告类文件,按处领导要求拟好后,拟稿人编上统一发文号、签字并送处领导审核;处领导审核后由拟稿人送院分管领导批示。

二、 以本处名义制发的下行文或平行文,且内容仅涉及一般性日常工作或单项具体工作,经请示处领导同意,由经办人拟文送处领导审核后可下发,进行发文编号、登记。

三、由本处负责向学院上一级主管部门报送的文件(材料),须先将有关文件(材料)报送学院领导审核,领导批示同意后,加盖学院公章方可上报。

三  文件的归档、借阅

(一)文件归档:所有办结、阅毕的文件和已分发的文件,都要交回办公室由文件收取人负责管理。

1、凡以处名义下发的文件,拟稿人要负责将2份文件送办公室留存;

2、请示、报告有领导签署意见的原件,由经办人送办公室留存;

3、所有向上级主管部门上报的全套材料,要送办公室留存一份。

4、每年年终对全年档案进行全面清理,按档案室要求将需由档案室管理的文件及时上交。

(二)文件借阅:处内职工可在阅读范围内借阅文件,文件管理人对借阅文件要作登记,并要求定期归还。

 


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