为规范文件处理的收文、 发文、归档三个运转流程的管理，特制订本制度。
一 收文管理
一、文件的收取：
从文件的载体划分，收文分为纸质文件和网上文件两类：
（一）纸质文件的收取：由办公室指定专人签收，如文件送来时指定人暂时不在，可由其它人代为签收，但签收后要及时送指定人员。文件收取后，要及时对需要阅、办的文件进行收文登记。
（二）网上文件的收取：由指定收文的同一人负责网上文件的收索、收取，对与处务工作有关的、具有指导意义的各级文件，要尽快推荐给领导或有关人员阅览，必要时打印一份送有关人员传阅。
二、文件的传阅、交办、交办时限：
1、文件的传阅和管理由文件收取人负责。
2、对院办签转学工部（处）的需要办理的文件，必须在签收的当天送部（处）领导阅，部（处）领导按院领导签署的意见提出具体落实意见，并指定落实人员。如部（处）领导因事不能及时阅理，可将文件复印件送该文涉及的分管人员，分管人员按院领导意见办理落实。
3、送领导批示或交有关人员办理的文件，文件管理人员要负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。需办理的文件一般要求在2天内反馈处理情况；领导有时限要求的，在时限内办结。
4、对文件落实情况，经办人员要在文件处理笺上进行说明，并签上经办人姓名、日期。
5 对一般性需全处同志了解的政策性、信息类文件，收取人要负责交处内每个同志传阅。传阅顺序一般由领导到一般工作人员，文件传阅的每一个环节一般不超过一天。
二 发文管理
一、需由学院领导审批的请示或报告类文件，按处领导要求拟好后，拟稿人编上统一发文号、签字并送处领导审核；处领导审核后由拟稿人送院分管领导批示。
二、 以本处名义制发的下行文或平行文，且内容仅涉及一般性日常工作或单项具体工作，经请示处领导同意，由经办人拟文送处领导审核后可下发，进行发文编号、登记。
三、由本处负责向学院上一级主管部门报送的文件（材料），须先将有关文件（材料）报送学院领导审核，领导批示同意后，加盖学院公章方可上报。
三 文件的归档、借阅
（一）文件归档：所有办结、阅毕的文件和已分发的文件，都要交回办公室由文件收取人负责管理。
1、凡以处名义下发的文件，拟稿人要负责将2份文件送办公室留存；
2、请示、报告有领导签署意见的原件，由经办人送办公室留存；
3、所有向上级主管部门上报的全套材料，要送办公室留存一份。
4、每年年终对全年档案进行全面清理，按档案室要求将需由档案室管理的文件及时上交。
（二）文件借阅：处内职工可在阅读范围内借阅文件，文件管理人对借阅文件要作登记，并要求定期归还。
